04 de Octubre 2022.

A nuestras partes interesadas:

Me complace confirmar que POLIKEM S.A.S reafirma su respaldo a los Diez principios del Pacto Global de las Naciones Unidas en las áreas de los derechos humanos, el trabajo, el medioambiente y la anticorrupción.

En esta Comunicación de Progreso anual, describimos nuestras acciones para mejorar continuamente la integración del Pacto Global y sus principios a nuestra estrategia de negocios, cultura y operaciones diarias.

En POLIKEM estamos convencidos de que la transparencia y el diálogo son piezas clave para la gestión de los grupos de interés; constituyen la vía de acercamiento a sus necesidades y expectativas, permiten establecer compromisos y marcos de relación beneficiosos para las partes implicadas, así como desarrollar herramientas de evaluación y mejora continua de nuestra gestión.

Para facilitar el diálogo, POLIKEM utiliza diferentes canales de comunicación que aseguran la adecuada detección de las necesidades de todos los grupos y el correcto análisis de la información relevante del entorno externo que pueda afectarnos a corto, medio y largo plazo. Las necesidades genéricas de los grupos de interés se pueden resumir en la Transparencia, la Participación y Comunicación, así como en el Beneficio Mutuo entre todas las partes.

Atentamente,
JANNETE BEATRIZ CASTAÑEDA BORJA.
Representante legal.

Política de responsabilidad corporativa (escalamiento ético), procedimiento de denuncias, buzón PQRS, comité de convivencia laboral, código de ética y conducta, Código de conducta proveedores política de gestión integral.

• Evaluación y vigilancia sobre el respeto de los derechos humanos de los trabajadores. Cumplimiento de requisitos legales nacionales (como entrega de dotación y elementos de protección personal, RETIE y resolución 5018 de 2019 para riesgo eléctrico, resolución 4272 de 2021 sobre trabajo en alturas), métodos a prueba de error en puestos de trabajo (pokayoke), inspecciones de seguridad, caminatas en el sitio (Gemba walk), auditorías internas y externas bajo enfoque internacional de la norma ISO 45001:2018, cumplimiento de buenas practica de manufactura (BPM).

• Difusión de los derechos humanos con el personal de la empresa. Participación en plataformas de evaluación de componentes asociados a los derechos humanos y socialización de resultados (Ecovadis, Ranking Par), realizamos charlas, talleres, sensibilizaciones referentes a la responsabilidad social empresarial.

• Evaluación sobre si las decisiones que toma la empresa impactan, tanto positiva como negativamente los derechos humanos de los trabajadores. Aplicación de batería de riesgo psicosocial, análisis de datos y planes de acción sobre los hallazgos encontrados. Mediciones del clima laboral con enfoque integral y planes de acción sobre los hallazgos encontrados.

• Cumplimiento y respeto de los derechos humanos de los trabajadores y de las partes interesadas. Política de responsabilidad corporativa (escalamiento ético), procedimiento de denuncias, buzón PQRS, estos son analizados en comité de planta para llevar a cabo planes de acción que se intervienen con gestión del conocimiento, gestión del cambio y sensibilizaciones al personal.

• Medios para la atención de los reclamos de violaciones los derechos humanos en la empresa. Política de responsabilidad corporativa (escalamiento ético), procedimiento de denuncias, buzón PQRS, comité de convivencia laboral.

• Código de conducta proveedores. Nuestros proveedores deberán generar condiciones de trabajo en cumplimiento con los estándares de la OIT, promover la remuneración justa de sus empleados y procurar buenas prácticas de desarrollo, seguridad en el trabajo, protección social y formación. Respetamos la libertad de asociación velamos por una sana convivencia.

Indicadores de desempeño frente a:

-Investigación de accidente e incidente de trabajo.
- Recurrencia de accidentalidad.
- Ausentismo por causa medica

Política de responsabilidad corporativa (escalamiento ético), procedimiento de denuncias, código de conducta proveedores, buzón PQRS, comité de convivencia laboral, código de ética y conducta, política de gestión integral.

• Mecanismos que protegen la libertad de asociación y sindical independientes a la legislación local. En el reglamento interno de trabajo se especifica la libertad de asociación y sindical, al igual que en el código de conducta Polikem S.A.S

• Información sobre políticas establecidas en contra de cualquier tipo de trabajo forzoso u obligatorio. Código de conducta Polikem S.A.S, no utilizamos medidas coercitivas para convocar al trabajador a ejercer su labor, no retiene sus documentos de -identidad al comenzar la labor ni lo obliga a dejar depósitos de dinero. Cumplimiento de legislación Ley 1010 de 2006 para la prevención del acoso laboral.

• Los empleados conocen los términos y condiciones del servicio para el que fue contratado. Dentro de los contratos están los términos y condiciones de la organización.

• Sistemas de denuncias de condiciones de trabajo forzoso u obligatorio. Implementación de procedimiento de denuncias, comité de convivencia laboral, reportes de actos y condiciones inseguras.

• Reglamento interno de trabajo, código de ética y conducta. No contratamos a menores de edad ni permitimos que los niños acompañen a los trabajadores adultos en la realización de las labores.

• Proceso de selección y contratación del personal. Se evita la discriminación por edad, religión, raza, género, opinión política, nacionalidad, etc. Esto está estipulado en el código de ética y conducta de la organización.

• Programas de capacitación y desarrollo. Se maneja un plan de capacitación anual donde hay capacitaciones generalizadas para toda la organización, aunque también otras para el desarrollo de habilidades que desde lo individual impactan el colectivo de la organización. Lo anterior con un principio de oportunidad para todos.

• Revisión periódica que aseguren la no discriminación del personal en cualquiera de sus formas. Reuniones con frecuencia mínimas de cada tres meses del comité de convivencia laboral, buzón de PQRS, aplicación de batería de riesgo psicosocial, apego Ley 1010 de 2006 de acoso laboral.

• Política de prevención de impacto al medio ambiente. Implementación de una política integrada entre seguridad y salud en trabajo, calidad y medio ambiente, la cual tiene como objetivos estratégicos a nivel ambiental:

 La identificación y valoración de los aspectos e impactos ambientales y aplicación de controles respectivos generados durante el desarrollo de las actividades.
 Proteger el medio ambiente, prevenir la contaminación y garantizar el uso sostenible de los recursos.

• Identificación impactos ambientales. Identificación de los aspectos e impactos ambientales asociados a cada proceso productivo de la empresa, teniendo en cuenta todo el ciclo de vida del producto e implementando controles operacionales con el fin de disminuir y mitigar los cambios generados en el medio ambiente.

• Prevención consumo excesivo agua y energía. Ejecución de programa de ahorro y uso eficiente del agua y la energía, el cual tiene como objetivo establecer medidas para la reducción del consumo de agua y/o de energía en las actividades planificadas por la empresa.

• Indicadores de seguimiento. Medición cuantitativa de metas referentes a la disminución consumo de agua y energía, disminución generación de residuos peligrosos y aumento de residuos aprovechables.

• Manejo integral de residuos. Elaboración e implementación del plan y programa de manejo integral de residuos a partir de las disposiciones legales y los lineamientos definidos internamente en la empresa para la adecuada clasificación, transporte interno, almacenamiento y disposición final de los residuos generados en la empresa.

• Emisiones atmosféricas. Medición de emisiones atmosféricas de fuentes fijas anualmente con el fin de garantizar que las emisiones emitidas en la atmosfera cumplan con los estándares bajo normas nacionales.

• Educación ambiental. Sensibilización y culturización al personal sobre el manejo adecuado y protección de los recursos naturales, generando hábitos que cuiden el medio ambiente.

• Procedimiento de emergencias. Plan de contingencias para el derrame de hidrocarburos y sustancias nocivas aprobado por la autoridad ambiental competente de nuestra región, personal capacitado para la atención de emergencias.

• Tecnologías limpias. Nuestra planta de producción trabaja 100% con energía renovable, esto gracias a que en nuestra infraestructura tenemos instalados paneles solares que nos ayudan a disminuir la emisión de 11.700 kgCO2 anualmente al medio ambiente.

• Aprovechamiento de materiales. Cumplimiento de normas nacionales las cuales buscan el adecuado aprovechamiento de materiales

Auditorías internas y externas bajo la norma ISO 14001:2015
Revisión periódica de resultados por parte de la alta dirección.
Indicadores de desempeño como:
• Consumo de agua.
Objetivo: Reducir el consumo de agua en toda la planta registrando datos de cada medidor.

• Consumo de energía.
Objetivo: Reducir el consumo de energía en toda la planta registrando datos de punto de monitoreo.

• Generación residuos peligrosos.
Objetivo: Reducir la generación de residuos peligrosos en un 10%.

• Generación de residuos aprovechables.
Objetivo: Aumentar los residuos aprovechables.

Procedimiento de denuncias, código de ética y conducta, políticas internas de LA/FT.

• Se evalúa el riesgo de la corrupción al hacer negocios. Cuando ingresamos un proveedor o un cliente analizamos todo los elementos legales, financieros y reputacionales de ellos, revisamos el FBI, Clinton, policía, contraloría, etc.
Con esto aseguramos que sean empresas y personas confiables para hacer negocios con Polikem.

• Menciona las palabras “anticorrupción” y/o “comportamiento ético” en los contratos con socios comerciales. En todos los contratos que pasan por la revisión jurídica siempre anexamos temas referentes: (ver ejemplo)

EL PROVEEDOR declara que sus recursos provienen de origen licito y que ni sus representantes legales ni accionistas han sido condenados ni se encuentran investigados por delitos relacionados con actos de corrupción y lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT) ni , figuran en las listas restrictivitas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), listas OFAC o aquellas otras listas de criminales y terroristas que por su naturaleza generen un alto riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

EL CLIENTE declara y garantiza Al PROVEEDOR que cuenta con todas las autorizaciones, permisos y habilitaciones necesarias para contratar los servicios objeto del presente contrato.
Que quien suscribe el presente contrato en su nombre cuenta con la capacidad legal para obligar a EL CLIENTE bajo el presente contrato y que cuenta con todas las autorizaciones de sus órganos corporativos, en caso de que sea requerido.
EL CLIENTE declara que sus recursos provienen de origen licito y que ni sus representantes legales ni accionistas han sido condenados ni se encuentran investigados por delitos relacionados con actos de corrupción y lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT) ni figuran en las listas restrictivitas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), listas OFAC o aquellas otras listas de criminales y terroristas que por su naturaleza generen un alto riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

• Garantiza que los procedimientos internos respalden el compromiso anticorrupción de la empresa. Contamos con políticas internas de LA/FT, El Código de Ética se constituye en el compromiso esencial de todas las partes interesadas de la organización, en desarrollar nuestras tareas dentro de parámetros ético-profesionales y conductas íntegras que contribuyan al mejoramiento continuo de nuestra gestión como organización.
A través de este Código nos comprometemos a desempeñar nuestras funciones orientadas hacia el logro de una gestión integral y eficiente, a respetar las normas internas y externas, a actuar con transparencia en materia de anti-corrupción y anti-soborno en todas las actuaciones administrativas y operativas, a llevar un comportamiento ético con nuestros colaboradores, clientes, proveedores, vecinos y demás partes interesadas, y una clara orientación hacia el cumplimiento de los objetivos y metas de la compañía.