2022-05-31

To our stakeholders:

I am pleased to confirm that Fastighetsbolaget Emilshus reaffirms its support of the Ten Principles of the United Nations Global Compact in the areas of Human Rights, Labour, Environment and Anti-Corruption.

In this annual Communication on Progress, we describe our actions to continually improve the integration of the Global Compact and its principles into our business strategy, culture and daily operations. We also commit to share this information with our stakeholders using our primary channels of communication.

Sincerely yours,

Jakob Fyrberg
CEO

Fastighetsbolaget Emilshus med tillhörande dotterbolag "Bolaget" har gjort bedömningen att risken för kränkning av mänskliga rättigheter i Bolagets verksamhet är liten. Bolaget följer nationell lag avseende mänskliga rättigheter och har även bolagsspecifika policies avseende till exempel antikorruption, etik och penningtvätt. Bolagets policies är avsedda att fungera som vägledning för Bolagets anställda i det dagliga arbetet i dessa frågor. Bolagets största leverantörer uppfyller kraven i avseende inköp samt de krav som ställs i Bolagets uppförandekod. Bolaget använder den av branschen utformade uppförandekoden "Fastighetsbranschens uppförandekod för leverantörer"

Bolaget följer upp detta område genom att mäta antalet överträdelser av Bolagets uppförandekod, antal rapporterade fall av visselblåsning, olyckor och tillbud i verksamheten samt jämställdhet.

Bolagets styrelse har år 2022 beslutat och godkänt policies enligt ovan och medarbetare har introducerats i dess innebörd och hur de förväntas tillämpa policies i det dagliga arbetet. Externa tekniska förvaltare och större leverantörer har undertecknat uppförandekoden.

I samband med upprättande av Bolagets policies samt implementering i organisationen har frågor kring etik, mänskliga rättigheter och jämställdhet m.fl frågor diskuterats och många relevanta synpunkter och tankar har förts fram. Implementeringsprocessen har syftat till att varje medarbetare ska förstå hur deras agerande, i det dagliga arbetet, bidrar till en positiv förflyttning i dessa frågor.

Bolaget har en övergripande vision att "Emilshus ska vara en attraktiv arbetsplats och medarbetare ska ges möjlighet att kontinuerligt utvecklas inom företagets ram".

Bolaget har undertecknat ett kollektivavtal som man följer avseende Bolagets medarbetare.

Bolagets styrelse har år 2022 beslutat en arbetsmiljöpolicy som fungerar som vägledning i det dagliga arbetet avseende arbetsmiljön för bolagets medarbetare.

Bolaget har implementerat policies beslutade av styrelsen samt upprättat en medarbetarhandbok med praktiska frågor som rör de anställda. Varje månad hålls ett personalmöte med information till medarbetarna och en diskussion kring arbetsbelastning och andra arbetsmiljörelaterade frågor hanteras.

Bolaget ska under 2022 genomföra sin första medarbetarundersökning.

Enligt Naturvårdsverket står svenska byggnader för ca 40 % av Sveriges energianvändning, som går till el och uppvärmning. Bolaget kan göra stor skillnad för miljön och minska kostnaderna för drift av bolagets fastigheter genom att kontinuerligt se över energikällor och sträva efter minskad energiförbrukning.

Bolaget har år 2022 antagit följande målsättningar:
• Emilshus förvaltar bolagets fastigheter med hänsyn till miljön och utifrån ett livscykeltänkande där
så är möjligt och ekonomiskt försvarbart
• Energiförbrukningen ska minska med 10 % till år 2025 (jmf med förbrukningen år 2021 om 130,4 kWh/ kvm)
• Koldioxidutsläppen ska minska med 10 % till år 2025 (avser Scope 1 och 2 jmf med utsläppen år 2022)
• Emilshus ska installera 6 st solcellsanläggningar till år 2025
• Från och med år 2022 ska den el som Emilshus köper vara fossilfri och så långt som möjligt vara
förnybar, ursprungsmärkt och närproducerad (avser fastigheter som ägts/ förvaltats de senaste 12 månaderna och där Emilshus
köper el.)

År 2021 antog Bolaget en hållbarhetsstrategi med ovan målsättningar som tar sikte på år 2025. År 2022 har även beslutats policies som implementerats i organisationen. Bolaget haar implementerat systemstöd för energiuppföljning och arbetar med att ta fram handlingsplaner för de tio fastigheter med högst förbrukning per kvm. På dessa fastigheter görs energikartläggningar för att identifiera relevanta åtgärder för energiförbättring.

År 2021 beslutades Bolagets Inköpspolicy som alla som gör inköp för Bolagets räkning har åtagit sig att följa.
Inköpspolicyn innehåller bland annat:
Bolaget är en ansvarsfull beställare och en attraktiv samarbetspartner vilket innebär att:
▪ Bolaget väljer varor och tjänster som tar hänsyn till miljön och uppfyller kraven i Bolagets
Miljöpolicy.
▪ Bolaget ska tillvarata samordningsmöjligheter i Bolagets inköpsarbete för att uppnå kvalitet
och marknadsmässiga priser.
▪ Bolaget värnar långsiktiga relationer med leverantörer som delar våra värderingar och skapar
värde för Bolaget och dess hyresgäster.
▪ Stora leverantörer1 och entreprenörer i projektverksamhet2
ska uppfylla Fastighetsbranschens
uppförandekod för leverantörer och Bolaget utvärderar leverantörer regelbundet.
▪ Upphandling och inköp ska ske enligt vid var tid gällande lagstiftning.
▪ Bolaget följer lagar och regler gällande mänskliga rättigheter och vårt åtagande mot UN Global
Compact.
▪ Innan Bolaget köper in nya varor ska det utvärderas om det finns möjlighet att återvinna eller
återbruka befintlig utrustning/installationer.
▪ Bolaget väljer företrädesvis produkter och tjänster på den lokala marknaden i syfte att
minimera transporter samt för att stötta det lokala näringslivet.

För att kunna följa Bolagets utveckling följs bland annat nedan KPI:er sedan år 2021:
• Fastighetsenergi i kWh/kvm LOA
• Koldioxidutsläpp i Scope 1 & 2
• Antal certifieringar
• Andel (%) LOA förnybar el (fastigheter där Emilshus har el-abonnemang)
• Antal installerade laddplatser för el-fordon

Bolaget upprättade år 2021 en kortare hållbarhetsrapport som publicerades i samband med årsredovisningen. År 2021 var första året då KPI:er började följas och alla KPI:er finns inte för hela året. År 2022 förväntas alla data finnas samlad och publiceras i en hållbarhetsrapport.

Bolaget har bedömt att det är affärskritiskt att alla medarbetare och andra som arbetar på uppdrag av Bolaget har en hög etisk nivå och tar ansvar genom att meddela eventuella oegentligheter. Bolaget ska vara en partner att lita på i alla affärsrelationer. Det innebär att Bolaget står fast vid sina åtaganden och lever upp till de överenskommelser som ingåtts. Bolaget ska alltid sträva efter att agera med trovärdighet, ärlighet och öppenhet. Bolagets hyresgäster, samarbetspartners och motparter ska bemötas med respekt.

Bolaget har fastställt policies om affärsetik, antikorruption och visselblåsning i syfte att upprätthålla högsta standard för professionellt och etiskt uppförande. Dessa ger riktlinjer och regler för hur VD, Bolaget styrelse, ledning och andra chefer, alla medarbetare i Bolaget samt konsulter som utför uppdrag åt Bolaget, ska förhålla sig till utmaningarna kring korruption, mutor, bestickning och penningtvätt. Bolaget tillämpar även Fastighetsägarnas uppförandekod med större leverantörer.

Bolaget har en nolltolerans mot alla former av korruption, och oavsett form är korruption aldrig tillåten. Bolaget följer de lagar och regler som gäller för Bolagets verksamhet. Bolagets medarbetare förväntas vara väl förtrogna med de regler som gäller inom respektive ansvarsområde. Ingen medarbetare får medverka till korruption, genom att ta emot eller lämna personliga gåvor eller tjänster som är olagliga eller ligger utanför normal affärsverksamhet. Bestämmelsen gäller såväl offentligt som privat ägda bolag och representanter för dessa. Medarbetare ska upplysa sin chef vid eventuella intressekonflikter eller misstanke om fall av
korruption.

Bolaget har under 2022 upprättat en extern visselblåsar- funktion för att säkerställa anonymitet för visselblåsare. Bolaget uppmuntrar såväl anställda som hyresgäster och leverantörer att anmäla eventuella oegentligheter. Vidare är införandet av Bolagets policies enligt ovan som omfattar såväl medarbetare som konsulter och större leverantörer den främsta konkreta åtgärden som vidtagits för att motverka korruption.

Bolaget uppmuntrar medarbetare, affärspartners och andra som koncernen har kontakter eller gör affärer med, och som hyser allvarliga misstankar om överträdelser av Bolagets policys, att det förekommer bedrägeri, korruption, penningtvätt, finansiering av terrorism eller andra oegentligheter inom koncernens verksamhet, att träda fram och berätta om dessa misstankar. I första hand ska Bolagets medarbetare vända sig till sin chef och hyresgäster eller andra affärspartners till sin kontaktperson på Bolaget. I andra hand används den externa tjänst som finns tillgänglig på Bolagets hemsida där anmälaren kan välja att vara helt anonym. Tjänsten är icke spårbar. För mer information om tjänsten och hantering av inkomna ärenden se Bolagets hemsida. Berör frågan någon i Bolagets ledningsgrupp ska kontakt tas med Emilshus styrelseordförande eller någon av Emilshus styrelseledamöter. Bolaget ska göra sitt yttersta för att skydda meddelarens identitet om meddelaren önskar vara
anonym. Bolaget skall säkerställa att inga diskriminerande åtgärder vidtas mot en anställd eller tredje part som rapporterar ett ärende till Bolaget. Om en person anser att han eller hon har utsatts för repressalier, efter att ha rapporterat eller deltagit i en utredning, ska han/hon omedelbart anmäla detta till Bolagets styrelseordförande eller annan styrelseledamot.