8.12.2021

An unsere Stakeholder:

Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass die Materna Information & Communications SE ihre Unterstützung der zehn Prinzipien des Global Compact der Vereinten Nationen in den Bereichen Menschenrechte, Arbeit, Umwelt und Korruptionsbekämpfung bekräftigt.

In dieser jährlichen Fortschrittsmitteilung beschreiben wir unsere Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Integration des Global Compact und seiner Prinzipien in unsere Geschäftsstrategie, Kultur und unser tägliches Handeln. Wir verpflichten uns auch, diese Informationen über unsere primären Kommunikationskanäle mit unseren Stakeholdern zu teilen.

Mit freundlichen Grüßen,

Martin Wibbe
CEO

Materna ist sich ihrer gesellschaftlichen Rolle und Verantwortung gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden bewusst. Der Erfolg unseres Unternehmens hängt maßgeblich von dem Vertrauen unserer Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ab. Wir verpflichten uns zur Einhaltung von Grundsätzen, die unser unternehmerisches und gesellschaftliches Handeln leiten. Unsere Führungskräfte tragen in besonderem Maße Verantwortung für die Umsetzung dieser Grundsätze, die als Leitfaden für das eigenverantwortliche Handeln unserer Mitarbeitenden dienen.

Um die Haltung des Unternehmens zu untermauern, hat das Unternehmen einen Verhaltenskodex verabschiedet und die Charta der Vielfalt unterschrieben.

Die Einhaltung dieser Grundsätze verlangt Materna zudem von seinen Lieferanten und Dienstleistern. Dazu wird ein Lieferantenkodex erstellt, der als Hilfsmittel an unsere Partner weitergegeben werden soll.

Die Materna SE beachtet jede gesetzliche Vorschrift und setzt diese entsprechend um. So verfügt die Materna SE über ein Hinweisgebersystem, das Internen und Externen die Möglichkeit gibt, Informationen vertraulich und sicher an entsprechende Kontaktstellen zu senden. Darüber hinaus hat die Materna SE eine Reihe an Beauftragten, die in Fällen von Diskriminierung, regelbrüchigem Verhalten oder Ähnlichem konsultiert werden können.

Alle Mitarbeitenden werden ausdrücklich ermutigt, entweder den Vorsitzenden des Aufsichtsrats, den Vorsitzende des Betriebsrats, die Leitung Legal Department oder die Leitung HR anzusprechen, wenn sie einen Verdacht auf nicht regelkonformes Verhalten haben. Das kann verhindern, dass aus kleinen Problemen große entstehen. Kein Mitarbeiter, der in redlicher Absicht solche Mitteilung macht, muss Nachteile befürchten – auch dann nicht, wenn sich die Mitteilung als unbegründet herausstellen sollte. Mitteilungen können auch anonym erfolgen.

Durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen wird den Mitarbeitenden die Möglichkeit eingeräumt, sich anonym zu Themen wie Diskriminierung, Ungleichbehandlung, Sexismus und psychischer Belastung zu äußern.

Insbesondere als Familienunternehmen ist sich Materna bewusst, dass der wirtschaftliche Erfolg im außerordentlichen Maße von den Mitarbeitenden abhängt. Um dieser Verantwortung nachzukommen ergreift Materna alle notwendigen Maßnahmen, um weltweit faire Arbeitsbedingungen zu gewährleisten.

Durch ein breit aufgestelltes betriebliches Gesundheitsmanagement sichert Materna ihren Mitarbeitenden ein hohes Maß an Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz zu.

Materna verpflichtet sich selbstverständlich dazu, den deutschen Gesetzen hinsichtlich der Zahlung der Löhne und Arbeitszeiten zu folgen.

Weiterhin verpflichtet sich Materna zur Einhaltung der ILO-Vorgaben zum Thema Menschen- und Arbeitnehmerrechte.

Um über Arbeitsschutzmaßnahmen und unser Angebot an Maßnahmen zu Sicherheit zu informieren, hat Materna eine Health and Safety Policy erlassen und veröffentlicht. Des Weiteren sind die zwischen dem Betriebsrat und dem Management vereinbarten Betriebsvereinbarungen für die komplette Belegschaft einsehbar.

Lieferanten von Materna sollen durch einen für 2022 geplanten Lieferantenkodex dazu verpflichtet werden, im Sinne der Leiprinzipen der Vereinten Nationen sozial nachhaltig zu wirtschaften.

Die Belegschaft von Materna wird bei ihren Belangen durch einen Betriebsrat gegenüber der Arbeitgeberin vertreten. Im Intranet verfügt der Betriebsrat über einen eigenen Auftritt und informiert dort oder per E-Mail über aktuelle News oder die Vereinbarungen mit Materna als Arbeitgeberin. Zudem kann der Betriebsrat in jeglichen Fragen zu Arbeitnehmer:innenrechten befragt werden.

Weiterhin wird im Intranet über das Angebot zur Arbeitssicherheit informiert. Die Health and Safety Policy fasst die wichtigsten Informationen zusammen.

Um auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer:innen eingehen zu können, wird jährlich eine Umfrage zur psychischen und physischen Belastung am Arbeitsplatz durchgeführt.

Die Belegschaft wird dazu verpflichtet, an einer jährlichen Schulung zum Thema Arbeitsschutz und -sicherheit teilzunehmen.

Materna hat die Charta der Vielfalt unterzeichnet und unterstützt die Bestreben zur diskriminierungsfreien Welt bedingungslos.

Die Arbeitnehmer:innen sind dazu angehalten, an einer verpflichtende Arbeitsschutz-Schulung teilzunehmen. Zudem wird durch Umfragen und Fragebögen umfänglich festgehalten, ob der Arbeitsalltag eine Belastung darstellt und welche Maßnahmen gefordert werden.

Materna gehört zu den Unterzeichnern der Charta der Vielfalt und wird die gelebte Vielfalt künftig noch stärker sichtbar machen. Diversity bzw. gelebte Vielfalt ist für Materna ein wichtiger Bestandteil der Materna-Kultur. Materna ist stolz darauf, Mitarbeitende aus insgesamt 44 verschiedenen Nationen von vier Kontinenten zu beschäftigen. Sie sind ein wichtiger Erfolgsfaktor in einer globalisierten Wirtschaft. Gemischte Teams, gleiche Bezahlung der Geschlechter, Inanspruchnahme von Elternzeit, auch von Vätern, sowie Teilzeitmodelle für alle Geschlechter sind wertvolle Bestandteile unseres Angebotes. Materna legt Wert darauf, Vielfalt jeden Tag zu leben und ein wertschätzendes, vorurteilsfreies Arbeitsumfeld in allen sechs Diversity Dimensionen zu schaffen.

Materna hat für das Jahr 2020 einen Corporate Carbon Footprint als CO2-Bilanz des Unternehmens erstellt, um vollumfängliche Transparenz über die eigenen Emissionen in Scope 1-3 zu erhalten. Ausgehend davon wurden Reduktionspotenziale identifiziert und eine Roadmap zur Umsetzung geeigneter Maßnahmen zur Reduzierung der Emissionen erstellt. Ziel ist die Erreichung von Klimaneutralität bis 2025.

Dafür sollen neben internen Maßnahmen wie bspw. der Umstellung des Fuhrparks auf E-Mobilität oder Optimierung des Energiemanagements auch Investitionen in Klimaschutzprojekte zur Kompensation nicht vermeidbarer Emissionen ergriffen werden.

In 2022 sollen mindestens 20% der Scope 1+2 Emissionen reduziert werden, in den darauffolgenden Jahren bis 2025 jährlich jeweils zwischen 5-10% aller Emissionen.

Eine formelle Umweltrichtlinie informiert Mitarbeitende im Intranet über die Umweltpolitik von Materna und klärt auf zu Umweltfragen, einschließlich Prävention und Management von Umweltrisiken.

Lieferanten von Materna sollen durch eine Überarbeitung des Lieferantenkodex ab 2022 ebenfalls dazu verpflichtet werden, im Sinne der Leiprinzipen der Vereinten Nationen ökologisch nachhaltig zu wirtschaften, indem sie in ihren geschäftlichen Aktivitäten einen vorsorgenden Ansatz im Hinblick auf ihre Umwelt- und Klimaauswirkungen verfolgen, die Stärkung des Umweltbewusstseins in- und außerhalb ihres Unternehmens fördern und sich aktiv an der Entwicklung und Verbreitung umwelt- und klimafreundlicher Technologien beteiligen.

Neben einer formellen Umweltrichtlinie, in der Mitarbeitende im Intranet über die Umweltpolitik von Materna informiert und aufgeklärt werden, soll Mitarbeitenden in regelmäßigen Schulungen Wissen und konkrete Handlungsempfehlungen zum Thema Nachhaltigkeit vermittelt werden. Zudem plant Materna die Einführung einer Nachhaltigkeits-App, die neben Wissensvermittlung mit Challenges auch die Partizipation der Mitarbeitenden fördert, nachhaltiges Handeln belohnt und so für das Thema Nachhaltigkeit sensibilisiert.

Im Rahmen des vom Vorstand initiierten, strategischen Programms "Mission 2025" wird für das Thema Nachhaltigkeit ab 2022 ein eigenes, strategisches Projekt aufgesetzt, in dem die Umsetzung aller geplanten Maßnahmen bspw. zur Reduktion der eigenen Emissionen, der Erfüllung der gesetzten Klimaziele, die Erstellung eines CSR Berichts etc. verortet und umgesetzt werden. Das Projekt soll damit auch auf das SDG 13 einzahlen und zukünftig die Kompensation unvermeidbarer Emissionen durch Klimaschutzprojekte realisieren sowie die regelmäßige Erstellung des Corporate Carbon Footprints zur Erfolgsmessung sicherstellen.

Lieferanten von Materna sollen durch einen für 2022 geplanten Lieferantenkodex dazu verpflichtet werden, im Sinne der Leitprinzipen der Vereinten Nationen ökologisch nachhaltig zu wirtschaften, indem sie in ihren geschäftlichen Aktivitäten einen vorsorgenden Ansatz im Hinblick auf ihre Umwelt- und Klimaauswirkungen verfolgen, die Stärkung des Umweltbewusstseins in- und außerhalb ihres Unternehmens fördern und sich aktiv an der Entwicklung und Verbreitung umwelt- und klimafreundlicher Technologien beteiligen. Konkret sollen Lieferanten dazu verpflichtet werden, Initiativen und Maßnahmen zur Minimierung der Emissionen in Luft, Wasser und Boden zu ergreifen, Umweltverschmutzung und Umweltschäden zu vermeiden sowie den Energieverbrauch und die relevanten Scope 1+2 Emissionen als CO2 Äquivalente zu überwachen und zu reduzieren.

Für den voraussichtlich in 2024 fertiggestellten Neubau der Firmenzentrale in Dortmund wurden bereits in der Planung umfangreiche, bautechnische Maßnahmen ergriffen, um die Energieeffizienz des neuen Gebäudes optimal zu gestalten und gemäß des KfW 40 Baustandard einen sehr geringen Wärmeverlust sicherzustellen. Der Neubau wird neben einer Photovoltaikanlage auch über E-Ladesäulen verfügen, um die Fuhrparkumstellung und E-Mobilität zu fördern.

Materna hat sich dazu entschlossen, sich durch den TÜV Nord nach der ISO 14001 zertifizieren zu lassen und in 2022 ein Umweltmanagementsystem einzuführen, um den Umweltschutz zu fördern, Umweltauswirkungen zu reduzieren und damit die unternehmenseigenen Umweltziele besser umsetzen zu können. Ziel ist die Integration des Umweltmanagements in die Geschäftsprozesse der Organisation und Erfassung der Umweltleistungsverbesserung sowie deren Messung durch entsprechende Kennzahlen.

Neben der künftig jährlichen Erstellung des COP im Rahmen des UNGC Beitritts plant Materna für das Jahr 2022 erstmalig auch die Erstellung eines vollständigen CSR-Berichts nach anerkanntem Standard.

Auf Basis des für das Jahr 2020 erstellten Corporate Carbon Footprints wurden im Rahmen der Materna Nachhaltigkeitsstrategie bereits konkrete Ziele und zu ergreifende Maßnahmen mit dem Vorstand von Materna vereinbart und in einer Roadmap zur Erreichung der Klimaneutralität bis 2025 fixiert. In einem halbjährlichen Report und Review werden der Vorstand und das Senior Management über die entsprechenden Fortschritte informiert.

Geplant ist zudem im ersten Quartal eines jeden Jahres einen CCF des Vorjahres zu erstellen, um die ergriffenen Reduktionsmaßnahmen zur Vermeidung und Reduktion der eigenen Emissionen zu ermitteln und auszuwerten. Die Prüfung der CO2 Bilanz (CCF), gemäß den Vorgaben des GHG Protokolls, erfolgt durch einen externen Dienstleister.

Für eine objektive Beurteilung aller ergriffenen Maßnahmen aus den Bereichen Menschenrechte, Arbeitsnormen, Umwelt und Korruptionsprävention plant Materna darüber hinaus ein regelmäßiges CSR-Rating bzw. eine Nachhaltigkeitsbewertung durch den Dienstleisters ecovadis durchführen zu lassen, um weitere mögliche Verbesserungspotenziale zu identifizieren und etwaige Lücken schließen zu können.

Im Rahmen unseres Umweltmanagements nach der ISO 14001 plant Materna jährlich die regelmäßige Durchführung von internen Umweltaudits, um den aktuellen Stand und den Fortschritt überprüfen und messen zu können.

Materna verpflichtet sich zur Einhaltung aller Gesetze und Vorschriften zur Bestechungs- und Korruptionsbekämpfung, einschließlich des UK Bribery Act sowie des Foreign Corrupt Practices Act (FCPA). Des Weiteren beachtet Materna den UN Global Compact und geht gegen jede Form der Korruption vor, einschließlich Erpressung und Bestechung.

In dem Verhaltenskodex widmet sich Materna dem Thema Anti-Korruption ausführlich. Der Erfolg von Materna am Markt beruht auf Leistungskraft, Flexibilität und Servicebereitschaft und darf nicht durch unlautere Zuwendungen erschlichen werden. Unsere Geschäftspartner vertrauen auf die professionelle Urteilsfähigkeit unserer Mitarbeitenden. Materna toleriert daher keinerlei Form von Bestechung oder Bestechlichkeit, Vorteilsannahme, Erpressung oder Vorteilsgewährung.

Weiterhin hat Materna eine Richtlinie zum Umgang mit Compliance-Vorfällen und eine weitere Richtlinie zum Umgang mit Geschenken, Einladungen und Bewirtungen erlassen, die Mitarbeitenden in risikoreichen Situationen helfen sollen.

Lieferanten von Materna sollen durch einen für 2022 geplanten Lieferantenkodex dazu verpflichtet werden, im Sinne der Leiprinzipen der Vereinten Nationen und der geltenden Gesetze zu wirtschaften.

Durch das Einrichten eines Whistleblower-Systems, der Richtlinie zur Meldung von Compliance-Vorfällen und durch eine jährliche verpflichtende Schulung zum Thema Compliance hat Materna ihre Verantwortung bezüglich des Themas Anti-Korruption zum Teil bereits wahrgenommen.

Im Rahmen der Awareness-Maßnahmen zum Thema Compliance veranstaltete Materna 2021 ein Compliance-Quiz, um Mitarbeitende spielerisch und durch Belohnung zu sensibilisieren.

Materna ist sich durchaus des Risikos von Korruption bei vertrieblichen Tätigkeiten bewusst und weist ihre Mitarbeitenden durch verschiedene Instrumente zum regeltreuen und integrem Verhalten an. Dies ist auch gelebte Kultur des Unternehmens.

Der Vorstand als höchstes direktives Organ ist für das Thema Anti-Korruption verantwortlich. 

Durch das Risk Board werden bereits Aufträge mit einem gewissen Volumen durch ein Gremium geprüft und freigegeben. Bisher hat sich Materna mit der Verfolgung von Korruptions-Fällen im Unternehmen nicht auseinandersetzen müssen, was nicht bedeutet, dass sich die Führung des Unternehmens auf den Erfolgen der Awareness-Maßnahmen ausruht. Durch regelmäßige Schulungen, Audits, und Informationsveranstaltungen beugt Materna regelwidrigem Verhalten bestmöglich vor.

Der Verhaltenskodex und die Prozesse zum Umgang mit Compliance-Vorfällen und Geschenken, Einladungen und Bewirtungen werden regelmäßig durch ein Gremium kontrolliert und in Abstimmung mit dem Vorstand überarbeitet.