Madrid, a 27 de julio de 2021

A nuestras partes interesadas:

Me complace confirmar que ULLED ASOCIADOS reafirma su respaldo a los Diez principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas en las áreas de los derechos humanos, el trabajo, el medioambiente y la anticorrupción.

En esta Comunicación de progreso anual, describimos nuestras acciones para mejorar continuamente la integración del Pacto Mundial y sus principios a nuestra estrategia de negocios, cultura y operaciones diarias. También nos comprometemos a compartir esta información con nuestras partes interesadas a través de nuestros principales canales de comunicación.

Atentamente,

Roberto Abad Olcina
CEO

ULLED ASOCIADOS cuenta con una larga trayectoria en el ámbito de la comunicación y las relaciones públicas. Fundada en 1965 como compañía pionera del sector en España), se mantiene en la actualidad como una agencia independiente –no integrada en ninguna multinacional del sector– de dimensión media y gran reconocimiento, reafirmado en los últimos años con numerosos premios internacionales. Opera principalmente en España y Portugal y cuenta con sedes propias en Madrid, Barcelona y Lisboa.

Mantiene un carácter de empresa familiar, con un equipo estable de unos 25 profesionales, entre trabajadores en plantilla y colaboradores especialistas. Esta consideración implica unos valores de actuación marcados por la cercanía, el respeto y la mutua confianza entre empresa y los empleados/colaboradores.

Este modelo de relación implica el desarrollo de un “entorno laboral saludable”, en la consideración más extensa del término, incluyendo el desarrollo de la actividad sin ningún tipo de discriminación y con el máximo respeto a los derechos humanos fundamentales y a la normativa vigente en los principales países de actuación (España y Portugal). Esta consideración aplica a los ámbitos de “Derechos humanos”, “Laboral” y “Anticorrupción” de este informe de seguimiento.

El equipo directivo cuenta con una trayectoria de más de 20 años en la compañía en la gran mayoría de casos, con lo que estos valores y principios de actuación se aplican y transmiten de forma natural al conjunto del equipo, sin necesidad de contar con una política específica en este ámbito.

• Por la naturaleza de la actividad de la empresa (ámbito servicios, con acción en España y Portugal) se considera prácticamente nulo el riesgo de incumplimiento de los derechos humanos en aspectos como trabajo infantil, derechos de las poblaciones indígenas, trata de personas o similares. Esta consideración aplica tanto a la actividad propia de la empresa como a la actividad de sus proveedores.
• El 100% de la plantilla estable de la compañía está formada por mujeres, por lo que se descartan también situaciones de discriminación por cuestión de género.
• La compañía cuenta con un protocolo específico de respuesta a situaciones de acoso físico, verbal, sexual o psicológico, abuso o amenazas, basada en la detección anticipada de potenciales casos y, en caso de producirse, el establecimiento de reuniones de urgencia con los profesionales implicados para su tratamiento y resolución.
• Todas estas cuestiones quedan también acreditadas por los procesos de certificación que supera la empresa en los procesos de licitación exigidos por diversos clientes.

• En el periodo objeto de este informe no se ha detectado ni denunciado ninguna situación de acoso físico, verbal, sexual o psicológico, abuso o amenazas.
• El equipo directivo de la agencia analiza, en sus reuniones regulares, el riesgo de situaciones de abuso a los derechos humanos. Este principio se extiende a la relación entre todos los responsables intermedios y sus respectivos equipos.

En el desarrollo de políticas de carácter laboral aplican los valores y principios de la empresa descritos en el punto anterior (“Derechos humanos”).

En el ámbito de la retribución laboral, la compañía establece un sistema de categorías profesionales con una retribución acorde a la media del sector. Asimismo, realiza anualmente una revisión de los salarios, con el objetivo de analizar que la retribución de cada profesional corresponda a las tareas y responsabilidades asignadas y determinar si debe incrementarse.

En cuestiones específicas de prevención de riesgos laborales, la empresa dispone de consultores especializados (Grupo Preving) que se encargan de velar e informar al personal sobre todos los aspectos relacionados con esta cuestión. Los trabajadores cuentan con acceso a un portal informativo y el conjunto de la plantilla y colaboradores cumplen con los requerimientos informativos y formativos estipulados por la consultoría.

La empresa cuenta también con un protocolo propio de comunicación interna para las distintas cuestiones que afectan al conjunto de la plantilla, basado principalmente en el uso del correo electrónico. Cuando corresponda, estas comunicaciones se extienden también al colectivo de colaboradores externos. Este protocolo aplica tanto a comunicados de carácter ordinario (horarios, vacaciones, gestiones de recursos humanos, etc.) como de carácter extraordinario (incidencias, comunicados del CEO sobre la situación de la compañía, etc.).

• Protección de la seguridad y salud de los trabajadores: el segundo semestre de 2020 y el primer semestre de 2021 (julio 2020 a julio 2021), periodo objeto de este informe de progreso, ha resultado excepcional en el desarrollo de acciones destinadas a proteger la salud y seguridad de los empleados y colaboradores de ULLED ASOCIADOS. A los protocolos habituales (informe médico anual, limpieza diaria de las instalaciones, etc.) cabe añadir un protocolo especial de actuación para minimizar el riesgo de contagio por COVID-19. Entre otras actuaciones, se ha mantenido el teletrabajo como principal sistema de organización del trabajo, aplicando las recomendaciones de las principales administraciones públicas en este sentido. Con el mismo objetivo se ha seguido un sistema de turnos en el trabajo presencial en oficina para garantizar el distanciamiento social y se han puesto a disposición de los empleados pantallas protectoras y gel hidroalcohólico.
• Nuevas oficinas: a pesar de las limitaciones relacionadas con la pandemia, en 2020 se ha procedido también al traslado a unas nuevas oficinas centrales en Barcelona. La preparación del traslado se realizó íntegramente en las semanas anteriores al inicio de la pandemia. Las nuevas oficinas permiten contar con un entorno actualizado de trabajo, adaptado a un concepto de open space y el desarrollo de metodologías colaborativas, que garantizan una mayor flexibilidad laboral y facilitan la conciliación entre la vida profesional y laboral.
• Comité de crisis COVID-19: la situación extraordinaria provocada por la pandemia de coronavirus provocó en 2020 la activación de un Comité de Crisis, formado por el equipo directivo de la empresa y los profesionales responsables de cada departamento, con el objetivo de analizar el impacto de la pandemia tanto en la gestión de los recursos humanos como a nivel financiero. Este Comité realizó reuniones diarias durante el periodo de confinamiento en España y Portugal (marzo a junio de 2020) y reuniones semanales en los meses posteriores para el seguimiento de la cuestión.
• Comunicación interna: de acuerdo con el protocolo de comunicación interna, se recurrió al correo electrónico como canal principal de información de las acciones extraordinarias desarrolladas por la empresa para hacer frente al impacto de la pandemia en la actividad regular. Asimismo, los responsables de cada departamento mantuvieron reuniones regulares con sus respectivos equipos y atendieron sus dudas de forma individualizada mediante las plataformas digitales habilitadas por la empresa.

• El equipo directivo de la agencia analiza, en sus reuniones regulares, las cuestiones de ámbito laboral que afectan o pueden afectar al desarrollo habitual de la actividad de la empresa.
• La empresa cuenta asimismo con un responsable encargado de todos los trámites administrativos, con apoyo de una compañía externa, así como personal asignado para la prevención de riesgos laborales en los centros de trabajo.
• En 2020, la tasa de enfermedades, lesiones y absentismo se ha situado en el 0%. Este indicador está condicionado por la situación extraordinaria vivida por la pandemia de coronavirus.

A pesar de que su sector de actividad (consultoría en comunicación y relaciones públicas) no implica un riesgo elevado a nivel medioambiental, la empresa promueve activamente acciones de protección del medioambiente a dos niveles principales:
• En su acción directa, mediante un programa de gestión y trazabilidad de los residuos generados (actividad en oficina), y de concienciación a los empleados del uso sostenible de los recursos energéticos a su disposición. Estas acciones incluyen, por ejemplo, la reducción del uso de papel o, en los servicios que impliquen la impresión de cualquier tipo de documento, el uso de papel procedente de fuentes responsables y libre de cloro.
• Extensión de la concienciación medioambiental en el servicio a los clientes y en la relación con los colaboradores, mediante acciones como la progresiva reducción de las reuniones presenciales para minimizar el impacto medioambiental del transporte o la misma promoción del uso de papel procedente de fuentes responsables y libre de cloro en el caso de impresión de documentos de cualquier característica.

• Destrucción confidencial y reciclaje de residuos: la responsabilidad de la empresa en esta cuestión queda acreditada por la compañía especializada Natura Activa, especializada en Ley de Protección de Datos y legislación vigente en materia de residuos que cuenta con certificación ISO 27001. Esta compañía se encarga de la gestión y reducción de los residuos generados por la empresa en su actividad en oficinas, incluyendo los siguientes materiales: papel y cartón, plástico, aluminio, tóner de impresión, pilas y acumuladores, RAEES (Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos) no peligrosos, metal o fluorescentes.
• Concienciación a los empleados: acciones específicas de concienciación sobre el uso responsable y sostenible de las instalaciones mediante señalética específica para el ahorro de agua en baños y cocina, uso de aparatos de aire acondicionado o los mismos hábitos de reciclaje de papel y separación de residuos mediante el uso de los contenedores habilitados a tal fin. Del mismo modo, el traslado en 2020 a unas nuevas oficinas ha permitido contar con una nueva infraestructura más sostenible en gestión energética, con relación a las instalaciones anteriores.
• Reducción de los viajes y desplazamientos: política de progresiva reducción de los viajes y desplazamientos para la asistencia a reuniones, y sustitución de estos por encuentros virtuales. La reducción de los desplazamientos permite contribuir a minimizar el impacto ambiental del transporte.
• Reducción del uso del papel y, en su caso, uso de papel procedente de fuentes responsables: esta acción aplica tanto a la operativa interna de la empresa como a la relación con los clientes y la prestación de servicios. Internamente, se promueve la sustitución del papel por el uso de soportes digitales, lo que ha permitido una significativa reducción de los residuos de papel y cartón en los últimos ejercicios. En la relación con los clientes y la prestación de servicios, se promueve la impresión de materiales en papeles procedentes de fuentes responsables y libres de cloro, bajo acreditación de entidades como Forest Stewardship Council (FSC).
• Consultoría en concienciación medioambiental: por la naturaleza de su actividad (consultoría de relaciones públicas y comunicación), la empresa participa activamente en el diseño estratégico y la definición de campañas de concienciación medioambiental o difusión de buenas prácticas en este ámbito entre sus clientes (tanto a nivel interno como externo).

• El equipo directivo de la agencia analiza, en sus reuniones regulares, todas las cuestiones de ámbito medioambiental y posibles acciones a desarrollar para una progresiva mejora en este ámbito.
• El traslado de la sede central a una nueva oficina en 2020 ha permitido una significativa mejora de los indicadores de consumo de energía. La nueva sede cuenta con una infraestructura actualizada y una superficie más adaptada a la dimensión actual de la compañía y a los nuevos sistemas de trabajo.

En el desarrollo de protocolos anticorrupción aplican los valores y principios de la empresa descritos en el primer punto de este informe (“Derechos humanos”). De acuerdo con estos principios, la empresa cumple rigurosamente la legislación vigente en España y Portugal, incluyendo todas las normativas relacionadas directa o indirectamente con la lucha contra la corrupción.

Este compromiso se extiende a la relación comercial con clientes y proveedores, de modo que la empresa solo realiza negocios con compañías y profesionales que cumplan este mismo principio de cumplimiento legal. De modo recíproco, todas estas cuestiones quedan también acreditadas por los procesos de certificación que supera la empresa en los procesos de licitación exigidos por diversos clientes y en los contratos comerciales firmados.

La selección de los clientes y los proyectos en los que participa la empresa se rige también por sus valores y principios, de modo que rechaza la participación en cualquier iniciativa contraria a ellos.

• Consultoría en aspectos de compliance y buen gobierno corporativo: por la naturaleza de su actividad (consultoría de relaciones públicas y comunicación), la empresa participa activamente en la definición y extensión de protocolos de buenas prácticas en compliance y buen gobierno corporativo entre sus clientes (tanto a nivel interno como externo).
• Inclusión del compromiso ético y anticorrupción en los contratos comerciales firmados con clientes y proveedores.
• Respeto a los derechos de autor y protección intelectual: certificado del Centro Español de Derechos Reprográficos (CEDRO) que autoriza a la empresa a reproducir, distribuir y comunicar públicamente, entre sus usuarios internos y clientes, los artículos periodísticos procedentes de publicaciones periódicas del Repertorio de CEDRO. Este certificado, actualizado a fecha 17 de marzo de 2021, cubre uno de los principales riesgos de incumplimiento normativo en el sector.
• Protección de datos: la empresa cumple con la normativa vigente en este aspecto y cuenta con un colaborador externo especializado que vela por el control permanente de la protección de datos y, cuando corresponda, la actualización de procesos.

• La Dirección de la empresa asume, con el apoyo del departamento administrativo, el control interno sobre los procesos susceptibles de corrupción o de mayor riesgo de incumplimiento normativo. En el periodo objeto de este informe no se ha producido ningún caso.
• La compañía cuenta con un protocolo específico de respuesta a situaciones de riesgo en el ámbito de la corrupción y compromiso ético, basado en la detección anticipada de potenciales casos y, en caso de producirse, el establecimiento de reuniones de urgencia con los profesionales implicados para su tratamiento y resolución.